Informationen zum Datenschutz in der VP-Group

Mit diesem Dokument informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Vereinigte Papierwarenfabriken GmbH.
Für die Nutzung unserer Website beachten Sie bitte unsere Datenschutzerklärung unter https://www.vp-group.de/datenschutz/.

 

1.    Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Vereinigte Papierwarenfabriken GmbH
Industriestraße 6
91555 Feuchtwangen
Tel +49 (0) 9852 901-0
Fax +49 (0) 9852 901-174
Mail: contact@vp-group.de


Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Tel.: (+)49 (0) 9852 901-162
Mail: datenschutz@vp-group.de

 

2.    Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben. Für andere Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine andere Rechtsgrundlage besteht.

 

2.1.    Begründung und Durchführung von Vertragsverhältnissen

2.1.1.    Lieferanten und Dienstleister

Wenn wir Sie als Lieferant oder Dienstleister beauftragen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns mitteilen, im Rahmen der Vertragsbeziehung. Zweck der Verarbeitung ist die Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen.
Dazu gehören vor allem folgende Daten: Firma, Adresse, Steuernummern, Handelsregisternummer; Anreden, Vor- und Nachnamen von Ansprechpartnern; deren Kontaktdaten wie Telefonnummern, Faxnummer, E-Mail-Adresse; Inhalt des Vertrages oder einzelnen Auftrages; Zahlungsdaten.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages).


2.1.2.    Interessenten und Kunden

Wenn Sie von uns Informationsmaterial oder ein Angebot erbitten oder eine sonstige Anfrage stellen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns mitteilen, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Dazu gehören vor allem folgende Daten: Firma, Adresse; Anrede, Vor- und Nachname des Ansprechpartners; seine Kontaktdaten wie Telefonnummern, Faxnummer, E-Mail-Adresse; Inhalt der Anfrage.
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Wenn ein Vertrag über die von uns angebotenen Produkte und Leistungen zustande kommt, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns mitteilen, im Rahmen der Kundenbeziehung.
Dazu gehören vor allem folgende Daten: Firma, Adresse, Steuernummern, Handelsregisternummer; Anreden und Vor- und Nachnamen von Ansprechpartnern; deren Kontaktdaten wie Telefonnummern, Faxnummer, E-Mail-Adresse; Inhalt des Vertrages oder einzelnen Auftrages; Zahlungsdaten.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages).


2.1.3.    Bewerber und Beschäftigte

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns mitteilen, zur Prüfung Ihrer Bewerbung und der Durchführung des Auswahlverfahrens.
Dazu gehören vor allem folgende Daten Anrede, Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse Kontaktdaten wie Telefonnummern, Faxnummer, E-Mail-Adresse; mit der Bewerbung oder nachträglich auf Anfrage eingereichte Unterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse; gegebenenfalls Zahlungsdaten zur Erstattung von Reisekosten.
Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist).
Die Verarbeitung ist für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich. Ohne die Verarbeitung dieser Daten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.
Wenn ein Ausbildungs- oder Arbeitsverhältnis besteht oder Sie sonst Beschäftigter gemäß § 26 Abs. 8 BDSG sind, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns mitteilen,  soweit dies für die Durchführung oder Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der Rechte und Pflichten des Betriebsrates erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG (Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses).

 

2.2.    Wahrung berechtigter Interessen

2.2.1.    Allgemeines

Soweit dies erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten über die oben genannte Vertragsabwicklung hinaus auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Diese berechtigten Interessen sind insbesondere: Customer-Relations-Management; Bedarfsanalyse; Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Leistungen; Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr rechtlicher Ansprüche; Gewährleistung der Sicherheit unseres Betriebes; Direktwerbung.


2.2.2.    Bewerber und Beschäftigte

Soweit dies erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten auch für die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG
Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, wenn dies erforderlich ist, auch zur Wahrung berechtigter Interessen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen). Unsere berechtigten Interessen sind insbesondere die Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr rechtlicher Ansprüche


2.2.3.    Direktwerbung
Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung verarbeiten wir Ihre Daten nur zum Versand von Werbung auf dem Postweg. Für Werbung per Telefon, Telefax oder E-Mail verarbeiten wir Ihre Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Wenn Sie sich für einen E-Mail-Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse für den Versand des Newsletters. Ihre Einwilligung ist jederzeit frei widerruflich.
Ausnahmsweise gilt für E-Mailwerbung gemäß § 7 Abs. 3 UWG: Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Vertrag über Waren oder Dienstleistungen erhalten haben, dürfen wir Ihren per E-Mail Werbung für ähnliche Waren oder Dienstleistungen von uns zusenden, sofern Sie dem nicht widersprechen; auf die Widerspruchsmöglichkeit werden wir Sie in jeder per E-Mail versendeten Werbung hinweisen.


2.2.4.    Widerspruchsrechte
Sie können gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen.
Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten, die zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO jederzeit widersprechen. Wenn keine der gesetzlichen Ausnahmen besteht, werden wir Ihre Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeiten.

 

2.3.    Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre Daten ferner, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Dies ist insbesondere der Fall bei der Speicherung Ihrer Daten auch über ein Vertragsverhältnis hinaus aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nach Handelsrecht und Steuerrecht und bei Auskünften an Gerichte und Behörden, z.B. gegenüber dem Finanzamt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

 

3.    Übermittlung an Dritte

Soweit dies für einen der oben genannten Zwecke erforderlich ist, übermitteln wir Ihre Daten an Dritte.


3.1.    Kunden
Im Rahmen der Vertragserfüllung übermitteln wir Ihre Daten an Dritte, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich ist, insbesondere zur Lieferung von Waren an die beauftragten Versanddienstleister. Wir übermitteln Ihre Daten an Dritte, soweit dies zur Erfüllung Ihrer vertraglichen Pflichten erforderlich ist, insbesondere im Rahmen der Zahlungsabwicklung an Zahlungsdienstleister. Die Erforderlichkeit bestimmt sich nach dem konkreten Inhalt des Vertrages.


3.2.    Bewerber

Ohne Ihre Einwilligung geben wir Ihre Daten nur in den folgenden Fällen an Dritte weiter:
Soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, insbesondere durch Rückfragen bei Arbeitgebern, Ausbildungsbetrieben und Referenzen, die Sie angegeben haben. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Unsere berechtigten Interessen umfassen insbesondere die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

 

4.    Einwilligung

Für Zwecke, für die keine der oben genannten Rechtsgrundlagen besteht, verarbeiten wir Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung, etwa für Werbezwecke.

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

 

5.    Speicherdauer

5.1.    Allgemeines

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Soweit wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen durch die Geltendmachung, Durchsetzung oder Abwehr von rechtlichen Ansprüchen speichern, richtet sich die Speicherdauer nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach §§ 195 ff. BGB drei Jahre ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Anspruchsteller von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erhalten hat. In besonderen Fällen ist die Verjährungsfrist länger.


5.2.    Bewerbungsunterlagen
Wir speichern Ihre Daten so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich ist. Davon ausgenommen sind Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Verpflichtung noch nicht löschen dürfen. Zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen speichern wir Ihre Daten höchstens 6 Monate über den Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus.
Gegebenenfalls fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbungsunterlagen für künftige Stellenbesetzungen aufbewahren dürfen. Wir bewahren Ihre Bewerbungsunterlagen nur auf, wenn Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen. Diese Einwilligung ist jederzeit frei widerruflich.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

 

6.    Auftragsverarbeitung

Wir setzen mehrere technische Dienstleister ein, die Ihre Daten in unserem Auftrag und ausschließlich nach unseren Vorgaben verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Rechtsgrundlage ist jeweils ein Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Ihre Daten werden ausschließlich in der EU, also im Geltungsbereich der DSGVO, verarbeitet. Die von uns beauftragten Dienstleister sind sämtlich in Deutschland ansässig. Unsere Auftragsverarbeiter sind:

  • SGH Service GmbH, Daimlerring 53, 31135 Hildesheim (Outsourcing, z.B. Rechnungsversand)
  • Agentur triebwerk GmbH, Rollnerstraße 59, 90408 Nürnberg (Werbeagentur, Webdesign)
  • PBS Network GmbH, Rosensteinstr. 9 , 70191 Stuttgart (E-Commerce-Lösungen)
  • All for One Steeb AG, Gottlieb-Manz-Straße 1, 70794 Filderstadt (IT-Support)
  • Bosch Sicherheitssysteme GmbH, Robert Bosch Ring 5-7, 85630 Grasbrunn (Betriebssicherheit)
  • Hermann Kaiser Bürotechnik e.K., Industriestraße 9, D-91522 Ansbach (IT-Support)

 

7.    Ihre Rechte

Sie haben, wenn die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, die folgenden Rechte:

  • Eine von Ihnen erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
  • Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sie haben das Recht, die Berichtigung von unzutreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Sie haben das Recht, die Löschung (Art. 17) oder die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) nicht mehr benötigter Daten zu verlangen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z.B. für geschäftliche Korrespondenz nach Handelsrecht und Steuerrecht oder eine andere gesetzliche Ausnahme besteht, werden Daten nicht gelöscht, sondern nur die Verarbeitung eingeschränkt.
  • Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), d.h. das Recht, die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln; ggf. auch das Recht zu verlangen, dass wir die Daten direkt einem anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit dies technisch machbar ist.
  • Zum Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) beachten Sie bitte Ziffer 2.2.4.


Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns örtlich zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27 (Schloss), 91522 Ansbach, Telefon: +49 (0) 981 53 1300, Telefax: +49 (0) 981 53 98 1300, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.